พร้อมไหม? กับการ Implement Microsoft Navision หรือ Microsoft Dynamics 365 Business Central เพื่อ Optimize ต่อยอดธุรกิจ

         ระบบ Microsoft Navision หรือปัจจุบันพัฒนาเป็น Microsoft Dynamics 365 Business Central  เป็นระบบ Software ERP (Enterprise Resource Planning) ใช้สำหรับการบริหารจัดการการใช้ทรัพยากรบุคคล เวลา เครื่องมือ เครื่องจักร สาธารณูปโภคต่างๆ อย่างคุ้มค่าเพื่อเพิ่มผลกำไร Navision หรือ Microsoft Dynamics 365 Business Centralเป็น single platform ที่เชื่อมโยงการทำงานของแต่ละแผนกเข้าด้วยกันผ่านแต่ละ Module แบบ Real Time

     Microsoft Dynamics 365 Business Centralเหมาะกับธุรกิจซื้อมาขายไป ขายส่ง ขายปลีก วัสดุก่อสร้าง ธุรกิจบริการ เช่น กฎหมาย ขนส่ง ให้เช่าเครื่องจักร เป็นต้น หากองค์กรของคุณต้องการเติบโตแบบก้าวกระโดด ต้องการต่อยอดธุรกิจ คุณจะทำสำเร็จได้ย่อมต้องมีระบบการทำงานที่มีประสิทธิภาพ กระชับ ลดการใช้ทรัพยากรทุกอย่าง เพื่อลดต้นทุนที่ช่วยให้คุณแข่งขันได้อย่าง “เป็นต่อ” เร็วกว่า ถูกกว่า ดีกว่า 

ดังนั้นการเลือกระบบ ERP ต้องเลือกให้ดี เมื่อเลือกแล้วต้องวางแผนการใช้งานอย่างรอบคอบที่สุด เช่นเดียวกันกับการเลือกใช้ Microsoft Dynamics 365 Business Centralก็ต้องมีการวางแผน สรุปความต้องการทั้งความต้องการในปัจจุบัน และอนาคต ความต้องการของผู้ใช้งาน ความต้องการของผู้บริหาร และเป้าหมายขององค์กร รวมถึงการพิจารณาวิธีการและทีมที่จะเข้าร่วมในการ implement ระบบการกำหนดเวลาในการทำงานอย่างเหมาะสม เพื่อให้การลงทุนของคุณคุ้มค่าอย่างแท้จริง ธุรกิจเติบโตได้ตามแผนที่วางไว้

ปัจจัยที่สำคัญในการใช้ระบบ Microsoft Navision หรือ Microsoft Dynamics 365 Business Central กับองค์กรธุรกิจคือ

1.   มีเวลาเตรียมตัวก่อนจะลงระบบ Microsoft Dynamics 365 Business Central 

การเตรียมตัวต้องเริ่มจากการทำความเข้าใจความต้องการขององค์กร ปัญหาที่เกิดขึ้นในการทำงานของแต่ละฝ่าย แต่ละขั้นตอน ความต้องการใหม่ๆ เพื่อรองรับอนาคต แล้วจึงเลือกระบบ ERP ที่ตอบโจทย์ปัจจุบัน รองรับอนาคต พร้อมกันนั้นก็เลือกผู้ให้บริการ ที่เคมีตรงกัน น่าเชื่อถือ ประสบการณ์มากพอ และมี site reference ราคาบริการปีแรก และปีต่อๆ ไป ดังนั้นหัวใจสำคัญของขั้นตอนนี้คือ การเข้าใจลักษณะงานของตัวคุณเอง ความต้องการต่างๆ อย่างละเอียด จัดลำดับความสำคัญได้ เพื่อป้องกันงานและงบประมาณบานปลาย และเพื่อให้การใช้ระบบเกิดขึ้นได้เร็วตามการคาดการณ์

2.   การเตรียมความพร้อมในการใช้ Microsoft Navision ให้เกิดประโยชน์สูงสุด 

ความคุ้มค่าในการลงทุน คือการใช้ Microsoft Navision ให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการทำงาน หัวใจสำคัญคือ การ implement และการออกแบบ solution คุณจึงต้องตั้งทีมซึ่งต้องให้เวลาในการ implement ระบบได้อย่างเต็มที่ เข้าใจขั้นตอนการทำงานของทุกแผนกดี  มีความเข้าใจเทคโนโลยี เช่น ไม่พยายามปรับเทคโนโลยีเข้าหาผู้ใช้งานมากเกินไป มีทักษะในการประสานงานและการตัดสินใจ เข้าถึงผู้บริหารได้ในระดับหนึ่ง เพราะทีมนี้จะต้องช่วยหลายๆ ฝ่ายตัดสินใจเลือกแนวทางในการสร้าง solution ที่สำคัญผู้บริหารควรติดตามความคืบหน้าในการ implement และตรวจสอบ solution เป็นระยะๆ เพื่อความมั่นใจว่า solution สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจของท่าน และประโยชน์สูงสุดในการลงทุน

3.   องค์กรต้องแน่วแน่ที่จะพัฒนาและก้าวข้ามความเคยชิน 

ระบบที่ลงทุนไม่อาจจะตอบโจทย์เหล่านี้ เช่น เคยทำแบบนี้ เคยคีย์แค่นี้ เคย post แล้วก็ยังแก้ไขได้ การใช้ระบบใหม่ที่มีมาตรฐานสากล และสรรพากรยอมรับนั้น ผู้ใช้งานอาจจะต้องคีย์ข้อมูลเพิ่มขึ้นแต่ไม่ซ้ำซ้อน ระบบจะตรวจสอบมากขึ้นแต่ใช้เวลาลดลง ระบบไม่อนุญาตให้แก้ไขหลังจาก post แล้วเพราะระบบต้องแสดงที่มาที่ไปของการทำทุกรายการ ระบบต้องการข้อมูลมากขึ้นเพื่อการวิเคราะห์ เพื่อการสร้างรายงานที่มีมุมมองหลากหลาย ปรับเปลี่ยนมุมมองได้มากขึ้น ระบบต้องการข้อมูลแบบ real time และแยกแยะรายละเอียดได้ละเอียดขึ้น

ความคุ้นเคยในการทำงานบนระบบเดิมมานานกว่า 5 ปี 10 ปี ผู้ใช้งานย่อมรู้สึกว่าทำงานได้ง่ายกว่ามาก เมื่อต้องมาทำงานบนระบบใหม่จะรู้สึกว่าเปลี่ยนแล้วยากกว่า เปลี่ยนทำไม? องค์กรจึงต้องยึดหลักว่าองค์กรจำเป็นต้องพัฒนาระบบการทำงานให้มีมาตรฐานสากลยิ่งขึ้น และต้องก้าวข้ามความเคยชิน comfort zone ให้ได้

สรุป 

     Microsoft Navision หรือ Microsoft Dynamics 365 Business Centralเป็น Software Solution ทางธุรกิจที่ช่วยสร้างระบบการทำงานที่ตอบโจทย์การทำงาน เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ด้วยการลดขั้นตอน ลดความผิดพลาด ลดเวลาในการทำงาน ลดต้นทุน เพิ่มผลกำไร รวมถึงการมีข้อมูลและการวิเคราะห์ในเชิงลึกจะช่วยให้องค์กรรับมือและตอบสนองต่อความเปลี่ยนแปลงได้อย่างเท่าทัน หรือเร็วกว่าคู่แข่ง ทั้งหมดนี้เป็นปัจจัยที่จะนำพาองค์กรให้เติบโต และยกระดับธุรกิจตามความคาดหวังได้.